Så fungerar Lokalbokningar.se¶

Den här sidan ger en överblick över hur bokningsverktyget hänger ihop, och en checklista för det ni behöver ställa in innan ni börjar ta emot bokningar.

Från förfrågan till betald bokning¶

Så här går en typisk bokning till när någon utanför föreningen vill hyra en lokal:

1. Besökaren hittar er bokningssida. Varje lokal har en egen offentlig bokningskalender där besökaren ser vilka dagar som är lediga. Kalendern kan också visas på er egen hemsida.
2. Besökaren skickar en förfrågan via bokningsformuläret. Hen får direkt ett kvitto via e-post om att förfrågan har tagits emot.
3. Ni får ett mejl om att en ny förfrågan har kommit in, se Bli meddelad via e-post vid ny bokningsförfrågan.
4. Ni godkänner eller avböjer förfrågan under Förfrågningar, se Hantera bokningsförfrågningar. Ert besked skickas till besökaren via e-post, eller så kontaktar ni hen själva.
5. Förfrågan blir en bokning i kalendern. Tiden visas nu som upptagen på den offentliga bokningssidan.
6. Bokningen faktureras och betalas. Ni fyller i belopp och fakturauppgifter på bokningen, skapar en faktura och fyller i betaldatum när pengarna har kommit in, se Bokningar som ska betalas.

Alla steg är frivilliga. Ni kan till exempel lägga in alla bokningar manuellt utan att använda den offentliga bokningssidan, eller sköta faktureringen utanför Lokalbokningar.se.

Några ord som används i manualen¶

Kalender

Varje lokal, eller annat som går att boka, har en egen kalender. Se Lägg till en kalender.

Offentliga bokningssidan

Sidan där vem som helst kan se lediga tider och skicka en förfrågan, utan att logga in.

Förfrågan

En bokning som en besökare har önskat men som ni inte har godkänt än. Den är preliminär och syns inte på den offentliga bokningssidan.

Bokning

En bekräftad bokning i kalendern, antingen en godkänd förfrågan eller en bokning som ni har lagt in själva.

Referens

Varje bokning får en unik referens, till exempel 2025-K4HM. Använd den när ni pratar med den som har bokat, och på fakturor.

Användare

En person i föreningen som kan logga in i bokningsverktyget. Alla användare kan se och ändra allt.

Checklista för att komma igång¶

De viktigaste stegen visas också som en checklista på översikten de första veckorna.

• Registrera föreningen och skapa ert användarkonto.
• Lägg till en kalender för varje lokal som ska gå att boka.
• Kontrollera föreningens e-postadress och telefonnummer för bokningsfrågor, se Föreningens uppgifter. Se varningen nedan.
• Bjud in personer i föreningen som också ska hantera bokningar.
• Välj vilka som ska få mejl om nya förfrågningar.
• Öppna den offentliga bokningssidan och skicka en testförfrågan, så ser ni hur det fungerar för besökarna.
• Länka till bokningssidan från föreningens hemsida, eller bädda in kalendern där.

Om ni vill kan ni också:

• anpassa bokningsformuläret med egna frågor
• länka till era hyresvillkor från formuläret
• skriva egna texter för mejlen som skickas när ni godkänner eller avböjer en förfrågan
• fylla i fakturainställningarna om ni vill skapa fakturor i Lokalbokningar.se.